Deel dit artikel
Deel dit artikel

De vlag halfstok

Handleiding voor het ontwikkelen van een rouwprotocol

Ook gymverenigingen worden onvermijdelijk geconfronteerd met de dood. Hoe ga je daar als bestuur mee om?

Wanneer de gymvereniging wordt geconfronteerd met de dood is het belangrijk dat elk bestuur handelt naar eigen goeddunken. Het zou een slechte zaak zijn wanneer er een rechtlijnig protocol is dat door elke club kritiekloos wordt toegepast. De ene overledene is immers de andere niet én de ene gymclub is de andere niet. De regio waar de club is gevestigd, de betekenis van de club in het dorpsleven, de demografische samenstelling van de club, eventuele religieuze grondslagen, dat maakt het allemaal anders. Dit artikel is bedoeld als een handleiding om als bestuur tot een eigen verenigingsbeleid te komen.

Verschillende vormen van clubrouw
Hieronder zijn verschillende vormen van clubrouw op een rij gezet, vervolgens is overwogen in welke gevallen deze rouwvormen toepasbaar kunnen zijn. Vul deze exercitie als bestuur vooral ook zelf in, want het gaat om de vereniging waar ú de verantwoordelijkheid voor draagt.

Afgelasten van het programma of onderdelen ervan

  • In principe niet doen, op één uitzondering na. Op het moment dat een clublid in de hal overlijdt (ook tijdens een uitwedstrijd) dienen prompt alle thuiswedstrijden te worden gestaakt.
  • Uitwedstrijden van leden die nog moeten vertrekken, worden afgezegd. Wanneer een lid van een andere club in uw hal overlijdt, wordt vanzelfsprekend ook het lopende programma gestaakt.
  • Wanneer er een volle dag of meer tussenzit, dient het afgelasten van het competitieprogramma geen enkel doel. Zelfs al betreft het een erelid of een bestuurslid. Juist het in bedrijf houden van de club geeft ieder de gelegenheid uiting te geven aan zijn betrokkenheid, respect of verdriet.
  • Het spreekt vanzelf dat alleen de core business doorgang vindt. Een feest, bingo of andere vrolijke happening dient in het eerstvolgende weekend na het overlijden van een clublid te worden geschrapt.

Vlag halfstok en ingetogen atmosfeer

  • De meest waardige manier om respect te tonen, zowel jegens de overledene, als ook ten opzichte van zijn of haar familieleden en vrienden.
  • Alleen wanneer het een lid is of iemand die een functie vervult binnen de vereniging. Dus niet bij familieleden van leden.
  • Het geeft geen pas om buiten de vlag halfstok te hangen en binnen de muziek op tien te zetten.
  • De vlag halfstok en de ingetogen sfeer roepen vanzelfsprekend vragen op. Ook al is er op de website melding gemaakt van het sterfgeval, niet iedereen zal het hebben gelezen. En ook tegenstanders en gasten zullen willen weten: “Wie is er dood?”. Het is een regelrechte ramp wanneer de man achter de bar onwetend zijn schouders ophaalt. Zorg als bestuur dus voor een goede instructie bij de sleutelfiguren.
  • Hang geen andere vlaggen op, wanneer een vlag halfstok hangt.
  • Haal de vlag tijdig binnen, dus een halfuur voor zonsondergang of als het clubhuis op een eerder tijdstip wordt gesloten. Doe dat als bestuurslid.
  • Denk ook goed na over wélke vlag halfstok zal worden gehangen. De voorkeur gaat uit naar de clubvlag. Is die er niet, neem dan de Nederlandse vlag.

Plechtigheid op de club en plaatsen van een annonce

  • Wanneer het een prominent lid betreft die niet alleen een belangrijke rol heeft vervuld in de vereniging, maar ook bekend en geliefd is en misschien ook deel uitmaakt van een familie die al enige generaties aan de club verbonden is, zou een eigen plechtigheid kunnen worden overwogen, mits de familie het ermee eens is.
  • Wanneer zo’n plechtigheid wordt gehouden, dient ook een annonce te worden geplaatst waarin tot uitdrukking wordt gebracht hoe belangrijk de overledene is geweest voor de club. In deze annonce kan tevens worden gewezen op de clubplechtigheid, zodat bijvoorbeeld ook oud-leden er kennis van kunnen nemen.
  • Een annonce behoort beslist te worden geplaatst, wanneer het een erelid of een bestuurslid betreft.
  • In welke krant(en) de annonce wordt gezet, wordt in eerste instantie bepaald door de keuze van de familie van de overledene en in tweede instantie door de doelgroep die de club zelf wil bereiken.
  • Een persbericht alleen in overeenstemming met de familie en uitsluitend wanneer het om een persoon gaat die ook buiten de vereniging bekendheid genoot.

Communicatie via clubblad, website of digitale nieuwsbrief

  • Wanneer een clublid is overleden, dient daar melding van te worden gemaakt in de nieuwsrubriek van de website. Als er een clubblad is, dan ook daar prominent.
  • Wanneer een foto wordt geplaatst, dan eerst de keuze voorleggen aan de familie.
  • Beschikt de club over een digitale nieuwsbrief, dan kan daarvan gebruik worden gemaakt indien er een noodzaak is om iedereen van de club in kennis te stellen.
  • Indien het een prominent lid of oud-lid is, kan een in memoriam worden overwogen. Dat kan het beste worden geschreven door een clublid die de overledene in verenigingsverband goed heeft gekend.
  • Ereleden en leden van verdienste in elk geval een in memoriam, bij voorkeur geschreven (of althans ondertekend) door de voorzitter of een ander bestuurslid.
  • Wanneer er iemand overlijdt die wél deel uitmaakt van het netwerk van de vereniging, maar geen lid of commissielid is, wordt in elk geval geen in memoriam geplaatst, maar moet een mededeling worden overwogen.
  • Hierover moet echter zéér goed worden nagedacht. Waar leg je de grens om het wel of niet te doen? Want érgens ligt er een grens.
  • Timing is van groot belang. Overleg met de familie wanneer een bericht of advertentie wordt geplaatst.

Turnen met een rouwband en/of een minuut stilte

  • Afgezien van het probleem om op het laatste moment aan voldoende rouwbanden te komen, is het een vertoon dat niet iedereen aanspreekt als collectieve rouwvorm.
  • Wel kan het zijn, dat de ploeg waarvan de overledene deel uitmaakte, te kennen geeft met een rouwband te willen spelen. Geen probleem, men moet doen wat zijn hart ’m ingeeft. Zorg er wel voor, dat de familie akkoord gaat.
  • Een minuut stilte voorafgaand aan een belangrijke wedstrijd is een stijlvolle manier om een overledene te eren.
  • Zorg er wel voor dat de turners en het publiek weten om wie het gaat.
  • Turners die elkaar omarmen tijdens een minuut stilte, terwijl de overledene niet direct uit hun geledingen komt, zijn een vertoning van wansmaak. Niet doen! Netjes in het gelid, dat straalt kracht en eerbied uit.

Begeleiden van trainingsgenoten

  • Het gebeurt maar zelden dat de club als geheel wordt geraakt door een sterfgeval. Er zullen altijd leden zijn die de betrokkene niet of slechts vaag kenden. Het kan voorkomen dat de overledene in verenigingsverband een low profile had. Dat wil niet wil zeggen dat hij of zij in kleine kring niet geliefd zou zijn geweest. Het is zaak als bestuur attent te zijn op de rouwende clubleden en aandacht aan hen te besteden.
  • Wanneer een clublid niet wil meedoen aan wedstrijden of andere wensen heeft, moet alle medewerking worden verleend.
  • Wat regelmatig voorkomt, is dat een vader, moeder, broertje of zusje van een jeugdlid overlijdt. Het betreffende bestuurslid, de coach en de trainer die met de jongen of het meisje werkt, moeten hier veel aandacht en zorg aan besteden. Juist op dit moment kunnen de trainingsgenoten en de club een enorme warmte en steun betekenen.

Begrafenis/crematie

  • Afgezien van persoonlijke motieven, is officiële bestuursaanwezigheid altijd aan te bevelen. Voor de meeste mensen maakt het lidmaatschap van of de associatie met een sportclub een belangrijk deel uit van hun sociale leven. De aanwezigheid van bestuursleden bevestigt dat.
  • Ereleden en bestuursleden verdienen een krans. Voor ieder ander zijn er bloemen, tenzij de familie kenbaar heeft gemaakt geen krans of bloemen te willen.
  • Het aanbod om te spreken tijdens de plechtigheid (of het honoreren van een verzoek van de familie), moet worden getoetst aan het criterium welke betekenis club en overledene voor elkaar hadden. Er moet wel een héél bijzondere band zijn, wil je als voorzitter het woord nemen.

Persoonlijke aandacht

  • Bespreek – als daar althans tijd voor is – de maatregelen die je als bestuur wilt nemen éérst met de familie of met een vertrouwenspersoon van de overledene.
  • Wanneer het een sterfgeval is dat enigszins aan de buitenkant van het netwerk van de club staat, kan worden volstaan met het schrijven van een condoleancebrief namens bestuur en leden van de vereniging.
  • Juist in de periode na het overlijden en de eerste verwerking daarvan, bewijst de club zijn waarde. Familieleden en vrienden vinden er warmte en houvast. Ga daarom zo snel mogelijk weer over tot de orde van de dag.



Reacties (1)
"Bovenstaande bevat een 'foutje'. Er wordt geadviseerd om in plaats van de Nederlandse vlag de clubvlag halfstok te hangen. Terwijl het tegenovergestelde juist de voorkeur verdient. Ik kan op overheidsite dit niet terugvinden maar wel in dit document van iemand die ook weet waar hij het over heeft.
http://www.vlaggenkunde.nl/oud/Vlag8,Vreugde&verdriet.pdf"
Dick onbekend

Plaats reactie
Gerelateerde artikelen
laatste reacties
"Hallo, ik kan nergens vinden wat het minimum is van het uurloon van..." Vergoedingen voor vr... 12 dagen
"je kunt in middelstum trampolinespringen" Trampolinespringen 27 dagen
"Mijn dochter zou zo graag trampoline willen springen. Na 2 jaar tur..." Trampolinespringen onbekend