Deel dit artikel
Deel dit artikel

Soepel draaien met een draaiboek

Zorg voor goed doordachte evenementen

Jan de Koning Jan de Koning

Een goed draaiboek is onmisbaar bij elk evenement. Het is een belangrijk hulpmiddel, zowel bij de voorbereiding als tijdens het evenement. Wat moet er absoluut in?

Een draaiboek helpt bij de voorbereiding om van minuut tot minuut het evenement voor de geest te halen. Je komt er zo achter waar mogelijk nog gaten in de planning vallen en wat de organisatorische knelpunten zijn. Tijdens het evenement biedt het draaiboek houvast aan medewerkers en deelnemers.

Veel telefoonnummers
Bereikbaarheid is een belangrijk ingrediënt voor een soepel draaiend evenement. Telefoonnummers, van zowel personen in de commissie als instanties die meehelpen, vormen daarom een omvangrijk onderdeel van het draaiboek. Vergeet alleen niet om bij die nummers ook de contactpersonen en eventuele adressen te vermelden. Een goed, helder overzicht doet wonderen.

Verdere inhoud
De verdere inhoud van het draaiboek is het evenement zelf: wat gebeurt er, hoe laat begint en eindigt het, waar moet iedereen zijn en wie is voor welk onderdeel verantwoordelijk. Afhankelijk van een evenement verandert de indeling van de body. Bij een klein evenement focus je op de vier genoemde vragen (wat, hoe laat, waar en wie). Bij een groter evenement is het verstandiger om de vragen per onderdeel of per locatie te benoemen.

Missers en fouten
Het is belangrijk om het draaiboek overzichtelijk te houden. Specifieke details hoeven er daarom niet in te worden vermeld, zeker niet als het evenement grootschalig is. Bovendien moet je ook niet verwachten dat een draaiboek voorkomt dat je tegen problemen aanloopt. Kijk bij een meerdaags evenement daarom ook goed naar de ervaringen van de dag ervoor: wat moet worden aangepast zodat het wel soepel loopt? Bespreek dit ook nadrukkelijk met je medewerkers of je team!

Tips

  • bedenk goed voor wie het draaiboek bestemd is;
  • houd het draaiboek zo kort en bondig mogelijk;
  • beperk je tot relevante informatie;
  • begin op tijd met het opstellen van het draaiboek;
  • gebruik het draaiboek als een soort checklist vooraf;
  • maak een duidelijke lay-out en werk bijvoorbeeld met kleuren om de verschillende delen van de hoofdstukken van elkaar te onderscheiden.
Tags:    Evenement
Plaats reactie
Gerelateerde artikelen
laatste reacties
"Beste,
Wij hebben een vraag over juryleden. Voorheen kregen w..."
KNGU-LOKET 7 dagen
"Hallo Corinne,
De aanhanger Gym2Move is geremd.
Het be..."
GYM2MOVE 11 dagen
"Beste Mirjam,

Goed punt. Ik ga kijken wat we hier mee ..."
Extra uitstraling vo... 11 dagen